Pelatihan BLK Kendari : Mengelola Peralatan Kantor

 

I.          Menggunakan Peralatan Kantor Sesuai Fungsinya

·      Langkah-langkah menggunakan mesin printer, apa yang harus dipersiapkan ?

Berikut cara menggunakan printer sesuai SOP :

1.        Pastikan printer ready instal pada komputer

2.        Pastikan tempat kertas terhindar dari benda-benda asing

3.        Pastikan posisi kertas terpasang dengan benar

4.        Pastikan 4 botol tinta terisi diatas bawah botol tinta

5.        Pastikan aliran listrik tersambung dengan baik

6.        Tekan tombol power untuk menghidupkanya

7.        Pastikan indicator tombol power menyala

8.        Gunakan kertas baru atau kertas yang belum kusut

9.        Letakan kertas lurus dan masuk ke tempat kertas kemudian atur kunci agar bisa tepat menjepit kertas supaya kertas tidak berbelok saat roller menarik kertas

10.    Jika posisi kertas sudah benar maka printer siap untuk digunakan

 

II.       Memfasilitasi Keperluan Sarana Dan Prasarana Kantor

·      Apa yang kamu lakukan apabila anda adalah bagian pengadaan barang dan ada permintaan barang yang dibutuhkan oleh divisi lain ?

1.      Menerima surat permohonan yang berisi peralatan kantor apa saja yang dibutuhkan

2.      Petugas pengadaan barang memeriksa stock barang

3.      (tersedia) Barang diberikan dengan dengan bon pengeluaran atau tanda serah terima barang

4.      (tidak tersedia) Petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk. Kemudian Surat permohonan diserahkan kepada bendahara

5.      Barang diserahterimakan dengan menggunakan buku serah terima barang

6.      Tim administrasi selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut

7.      Mengecek fisik persediaan peralatan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya

8.      Melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan

 

·         Bagaimana anda mencatat segala peralatan dan perlengkapan yang ada dikantor, apabila saudara ditempatkan pada bagian pengadaan dan pemeliharaan ?

1.      Memberikan pelayanan dibidang pengadaan yaitu peralatan dan perlengkapan

2.      Mencatat dan mengarsip disposisi surat masuk terkait dengan pengadaan maupun pemeliharaan barang

3.      Melakukan pencatatan barang dan aset yang dimiliki instansi

4.      Melakukan pengecekan barang secara berkala

5.      Melakukan perbaikan barang yang mengalami kerusakan dengan cara melaporkan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan

 

III.        Memelihara peralatan kantor sesuai dengan SOP

·      Bagaimana cara pemeliharaan printer ?

Adapun cara pemeliharaan printer adalah :

1.         Jaga kebersihan printer

2.         Bersihkan printer dengan kain atau kuas

3.         Gunakan printer untuk mencetak secara berkala

4.         Melakukan Clean Head

5.         Batasi penggunaan printer dan matikan jika sudah selesai digunakan gunakan tinta original

6.         Mengisi tinta sebelum habis

7.         Cek Cartridge

8.         Gunakan kertas bersih

9.         Jangan menyentuh Chip Cartridge dengan tangan

10.      Melakukan Service Ke Ahli Jika Diperlukan           

·      Coba sebutkan langkah-langkah apa saja yang biasa kita lakukan apabila akan menyimpan peralatan kantor yang telah selesai digunakan agar barang tersebut awet ?

Adapun cara menyimpan peralatan kantor yang telah selesai digunakan yaitu:

1.        Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing

2.        Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar

3.        Peralatan yang disimpan dalam keadaan bersih

4.        Peralatan yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan

5.        Peralatan yang lebih sering dipakai sebaiknya diletakan dibagian terdepan, sebaliknya peralatan  yang jarang digunakan disimpan lebih dalam

·      Langkah apa saja yang anda lakukan apabila ada peralatan kantor yang rusak ?

Adapun langkah yang dilakukan apabila peralatan kantor rusak yaitu :

1.        Catat permasalahan atau kerusakan dari hasil identifikasi

2.        Buat laporan permasalahan atau kerusakan peralatan dengan format laporan sesuai dengan yang berlaku di instansi terkait

3.        Serahkan laporan yang sudah dibuat ke bagian yang bertanggung jawab mengurusi permasalahan atau kerusakan peralatan sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan